Como preparar um roteiro de evento impactante?

Um roteiro de evento é o texto utilizado pelo mestre de cerimônias para dar suporte às suas falas e ações, evitando confusões e esquecimentos. Também pode conter informações relevantes para a equipe técnica, como direcionamentos de luz, som e produção.

Quando se trata de eventos corporativos, essa ferramenta é essencial para alcançar os resultados desejados, que incluem estreitar o relacionamento com colaboradores, fornecedores e clientes, engajar equipe, divulgar um produto ou serviço ao público-alvo, entre outros.

Por que investir em eventos corporativos?

Roteiro de eventos: o que é qual é a importância?

Como fazer um roteiro de eventos?

O que falar na abertura de um evento?

Como contratar um profissional especializado nesse tipo de serviço?

Como a Zéfini! Conteúdos desenvolve seus roteiros?

Por que investir em eventos corporativos?

Antes de falar sobre o roteiro de eventos propriamente dito, precisamos esclarecer a importância dos eventos corporativos.

Investir em um evento corporativo é uma medida estratégica, que pode ser extremamente vantajosa para uma organização. Isso porque permite à empresa fortalecer suas conexões e expandir seus negócios.

Além disso, um evento corporativo pode ter outras finalidades, como capacitar, engajar e reconhecer colaboradores, influenciar a maneira como os clientes enxergam a marca e lançar produtos e serviços.

Porém, para alcançar os resultados desejados, é fundamental contar com um bom roteiro de eventos, que garanta a fluidez das falas do apresentador e o bom andamento “técnico” do evento.

Roteiro de eventos: o que é qual é a importância?

Em um evento corporativo, o apresentador deve seguir um plano para determinar a ordem de suas falas e ações.

Esse texto é o roteiro de eventos, que proporciona segurança ao mestre de cerimônias e garante que não ocorra nenhum problema, como deixar de anunciar uma presença ou abordar um tema importante.

Além disso, o roteiro de eventos também possibilita que o discurso do apresentador esteja alinhado à proposta do evento, garantindo que seus objetivos sejam alcançados.

Outra importante função desta modalidade de roteiro é oferecer direcionamentos técnicos para a equipe de backstage, como entrada de músicas ou vinhetas, mudanças de luz ou cenário, orientações de tempos e momento etc.

Pulpito em palco para que o mestre de cerimônias leia o roteiro do evento (Imagem: Freepik) — O roteiro de evento é um guia essencial para o mestre de cerimônias e para toda equipe de produção

Como fazer um roteiro de eventos?

Para fazer seu roteiro, em primeiro lugar, é essencial definir o objetivo do evento e de que maneira se pretende impactar os participantes. Entre os objetivos mais comuns, podemos destacar:

Capacitar o time;
Engajar e motivar colaboradores;
Lançar produtos e serviços;
Gerar networking;
Fazer negócios.

Em seguida, é necessário seguir uma série de etapas para atingir sua meta. Confira o que deve ser feito:

Estude todos os detalhes do evento

É impossível criar um bom roteirose você não souber detalhes importantes, como o público-alvo e a linguagem utilizada por ele, o estilo dos palestrantes e o tema do evento.

Por outro lado, uma pesquisa mais aprofundada sobre esses fatores permitirá criar um enredo envolvente, capaz de engajar a audiência com assuntos de seu interesse e uma abordagem atrativa.

Capriche na programação do evento

Um bom evento pode requerer a participação de palestrantes e mediadores que despertem a atenção do público-alvo. Por isso, é indispensável analisar como essas pessoas podem agregar valor ao seu evento.

Além disso, recomendamos mesclar as atrações, como palestras e apresentação de cases, para tornar seu evento mais dinâmico, e escolher títulos chamativos para as intervenções.

Perguntas

Muitas apresentações em eventos corporativos e/ou institucionais são realizadas no formato de entrevistas, o que requer determinados cuidados para que o palestrante se sinta confortável e o público compreenda suas respostas.

Primeiramente, é necessário conhecer o palestrante, sua trajetória, área de atuação e realizações e elaborar questionamentos relacionados a esses temas.

Além disso, sempre que houver dois ou mais palestrantes, você deve deixar claro para quem a pergunta é direcionada, ou se todos podem respondê-la.

Na hora de fazer a pergunta, contextualize o assunto, para que os presentes compreendam exatamente do que se trata, sabendo que o tempo de resposta pode variar e o ideal é não ultrapassar 5 minutos.

Por fim, tenha sempre perguntas “extras”, para evitar lacunas na apresentação, já que alguns questionamentos podem ser respondidos durante o discurso do palestrante.

Mulheres sentadas de costas ouvem o roteiro do evento (Imagem: Pexels) — O evento corporativo bem estrturado conta com um bom roteiro

O que falar na abertura de um evento?

O discurso de abertura de um mestre de cerimônias pode começar com as boas-vindas ao público, por meio de uma frase formal, como: “Boa noite. É uma alegria recebê-los neste evento”.

Para causar o devido impacto, ele ainda contar uma história envolvente relacionada ao tema e objetivo da sua apresentação.

Além disso, é possível recorrer a outros recursos bastante eficientes, entre eles:

Compartilhar citações inspiradoras, que levem a audiência a refletir sobre os temas que serão abordados em seguida;
Trabalhar com perguntas retóricas, que estimulem o envolvimento do seu público;
Mostrar estatísticas relevantes relacionadas ao propósito do evento;
Impactar os convidados com um vídeo, que traduza parte da mensagem do evento em sua narrativa.

Como contratar um profissional especializado nesse tipo de serviço?

Se você deseja contratar um profissional especializado na criação de roteiro de eventos, deve se atentar a alguns aspectos importantes, que permitem fazer a escolha certa.

O primeiro passo é solicitar o portfólio do roteirista para conferir seu trabalho antes de fechar o negócio. Apesar de muitos materiais serem confidenciais, outros poderão ser compartilhados, o que dará a você uma noção do que esperar.

Também é possível pesquisar as redes sociais do profissional, a fim de entender seu estilo, analisar sua experiência e quem sabe encontrar o depoimento de algum cliente.

Você também pode contatar empresas especializadas na criação de roteiro para eventos, como é o caso da Zéfini! Conteúdos. No próximo tópico, mostramos como nossos roteiros são desenvolvidos.

Como a Zéfini! Conteúdos desenvolve seus roteiros?

Agora que você já viu como funciona a criação de um roteiro para eventos, vamos mostrar de que maneira desenvolvemos esse serviço aqui na Zéfini! Conteúdos.

Orçamento

Nosso primeiro passo é entender a proposta do evento, englobando suas particularidades, e montar um orçamento personalizado para um roteiro que contemple as necessidades do nosso cliente.

Briefing

Após a aprovação do nosso orçamento, iniciamos o processo de briefing, que começa com uma reunião entre nossa equipe — composta por roteiristas, redatores e revisores profissionais — e o cliente.

Nesse momento, coletamos todas as informações para a criação do roteiro, como dados específicos sobre o evento e intervenções do apresentador. Essa reunião costuma ser longa, mas é de extrema importância para o sucesso da realização.

Criação

Nessa etapa, reunimos as informações levantadas e elaboramos a primeira versão do roteiro para eventos, que deve conter todas as mensagens a serem transmitidas pela pessoa que conduzirá a apresentação, de maneira coerente.

Aprovação

Quando a primeira versão do roteiro é finalizada, enviamos o material ao cliente ou agendamos uma apresentação presencial, conforme sua preferência. É nessa hora que o contratante solicita os ajustes que achar necessário para aprovar sua versão final.

Sobre a Zéfini! Conteúdos

Nós, da Zéfini! Conteúdos, somos uma agência especializada em produção de conteúdo, incluindo roteiro para eventos. Nossa meta é conectar as empresas ao seu público-alvo por meio de palavras, com criatividade, paixão e qualidade.

Com mais de dez anos de atuação, atendemos a clientes de diversos portes e segmentos, criando nossos materiais a partir de uma metodologia exclusiva, que contempla as melhores práticas de comunicação e marketing.

Conclusão

Lendo esse artigo, você viu que:

O roteiro de eventos corporativos deve dar suporte às falas e ações do mestre de cerimônias, bem como direcionamentos à equipe técnica;
Ele permite que o discurso do apresentador seja alinhado à proposta do evento;
Um evento pode ter diversos objetivos, como capacitar ou engajar colaboradores, lançar produtos e fechar negócios;
Para elaborar um bom roteiro de evento, é necessário estudar todos os detalhes da solenidade, que deve ter uma programação atraente para os participantes;
Também é essencial planejar como questionar os palestrantes e quais perguntas fazer;
Existem muitas maneiras eficientes de iniciar um discurso de abertura, uma delas é por meio de uma história inspiradora relacionada ao tema do evento;
Para contratar um roteirista de evento profissional é importante conhecer seu trabalho antes, conferindo seu portfólio e redes sociais;
Você também pode contar com o apoio de uma agência especializada nesse tipo de serviço, como é o caso da Zéfini! Conteúdos;
Para preparar um roteiro, nós, da Zéfini! Conteúdos, passamos pelas seguintes etapas: orçamento, briefing, criação e aprovação.